Datenschutzerklärung – Bewerber

Datenschutzhinweise für Bewerber

(Stand: August 2022)

Diese Informationen geben Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie die Webseite www. dertouristik-reiseleitung.com, www.dertouristik.com/de/karriere/ besuchen, unser Online-Bewerbungssystem nutzen oder Sie uns Ihre Bewerbung via E-Mail oder Post zukommen lassen. Wir informieren Sie darüber, welche Daten wir von Ihnen erheben und wie wir sie verwenden. Außerdem klären wir Sie über Ihre Rechte nach geltendem Datenschutzrecht auf und teilen Ihnen mit, an wen Sie sich bei Fragen wenden können.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung des Online-Bewerbungssystems oder wenn Sie uns Ihre Bewerbung via E-Mail oder Post zukommen lassen (im Folgenden gesamt: Bewerbungsverfahren), ist jeweils das Unternehmen der DER Touristik, bei dem Sie sich auf einen Job bewerben oder eine Initiativbewerbung einreichen.

Für bestimmte Verarbeitungen Ihrer Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Online-Bewerbungssystems sind die Unternehmen der DER Touristik, bei denen Sie sich – auch initiativ – auf einen Job bewerben, gemeinsam Verantwortliche. Sie haben in Vereinbarungen festgelegt, wer von ihnen welche datenschutzrechtlichen Verpflichtungen erfüllt.

2. An wen können Sie sich bei Fragen zur Datenverarbeitung wenden?

Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie jederzeit richten.

DER Touristik Destination Service AG
Korporationsweg 9b
8832 Wilen bei  Wollerau
Switzerland
dataprivacy.guestservice@dertouristik.com

3. Welche Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Im Einzelnen können diese sein:

• Daten Ihrer Bewerbungen:
  (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Wohnsitz (Land), Anschrift, Anrede, Titel, Telefonnummer, Geburtsdatum, Social Media Profile, Vorname und Nachname der Erziehungsberechtigten, Daten zu Schulbildung, Ausbildung und Studium, Daten zum bisherigen beruflichen Werdegang, Daten zur Fahrerlaubnis, Daten zu möglichen Beeinträchtigungen, die Sie uns freiwillig mitteilen, Daten zum Einsatzgebiet, Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Porträtfoto, soweit Sie uns die jeweiligen Informationen mitteilen, Ihre Motivation, möglicher Arbeitsbeginn, wie Sie auf die Stellenanzeige aufmerksam geworden sind, Gehaltsvorstellungen)
• Zustimmung zur Nutzung Ihrer Daten für andere passende Jobs/den Kandidatenpool
• Daten, die Sie uns im Rahmen einer Bewerbung per E-Mail oder Post zur Verfügung stellen
• Daten, die wir bei der Durchführung eines Eignungs- bzw. Einstellungstests für Auszubildende/Assessment Center bei Führungskräften erhalten (Daten zur Persönlichkeit und Leistung)
• Daten aus berufsorientierten sozialen Netzwerken (z.B. Xing, LinkedIn), soweit diese allgemein zugänglich sind oder Sie eingewilligt haben
• Daten, die Sie uns im Rahmen einer Chat-Bewerbung (Sprachaufzeichnung und Textprotokolle) zur Verfügung stellen (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Berufs- und Führungserfahrung, Aus- und Weiterbildung, Jobinteressen, Führerschein, Mobilität, Kenntnisse, Verfügbarkeit, Wohnort, PLZ, soweit Sie uns die jeweiligen Informationen mitteilen)

4. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Einige der genannten Daten sind jedoch erforderlich, um eine Bewerbung abgeben zu können. Soweit ein Arbeitsvertrag zwischen Ihnen und einem Unternehmen der DER Touristik Group zustande kommt, werden die von Ihnen eingegebenen Informationen für den Abschluss des Arbeitsvertrages an die Personalabteilung weitergeleitet. Die Mitteilung anderer Daten ist freiwillig, kann aber für die Nutzung von bestimmten Services erforderlich sein. Dies betrifft z.B. Daten zur Einrichtung eines Jobtickers für geeignete Jobs. Wir informieren Sie bei der Eingabe von Daten, wenn die Bereitstellung für den jeweiligen Service oder die jeweilige Funktion erforderlich ist. Diese Daten sind als Pflichtfelder gekennzeichnet. Bei erforderlichen Daten hat die Nichtbereitstellung zur Folge, dass der betreffende Service oder die betreffende Funktion nicht erbracht werden kann. Bei optionalen Daten kann die Nichtbereitstellung zur Folge haben, dass wir unsere Dienste nicht in gleicher Form und gleichem Umfang wie üblich erbringen können.

5. Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt dies?

5.1   Durchführung von Bewerbungsverfahren

Sie haben die Möglichkeit, sich online auf einen ausgeschriebenen Job zu bewerben oder eine Initiativbewerbung abzugeben. Hierfür steht Ihnen das Online-Bewerbungssystem zur Verfügung. Die Übertragung Ihrer Daten sowie der mitgesendeten Dateianhänge erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung. Ihre Daten werden von der Personalabteilung entgegengenommen und an die für den ausgeschriebenen Job zuständige Fachabteilung bzw. an die mit der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens betrauten Personen weitergeleitet. Gleiches gilt, wenn Sie uns eine Bewerbung via E-Mail oder Post zukommen lassen. Alle Beteiligten behandeln Ihre Bewerbungsunterlagen mit der gebotenen Sorgfalt und vertraulich.

Wir verarbeiten Ihre Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit einer Bewerbung zusenden, um Ihre Eignung für den Job (oder ggf. andere offene Positionen in dem Unternehmen der DER Touristik Group, bei dem Sie sich auf einen Job bewerben oder eine Initiativbewerbung einreichen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Rechtsgrundlagen für die beschriebene Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung und § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG (Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses).

Wenn wir einen Arbeitsvertrag mit Ihnen abschließen, verarbeiten wir Ihre Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiter, wenn dies für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist. Rechtsgrundlagen für die beschriebene Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung und § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses).

5.2   Abwehr von Rechtsansprüchen

Wir verarbeiten Ihre Daten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (Interessenabwägung, basierend auf dem Interesse des Unternehmens der DER Touristik Group, bei dem Sie sich auf einen Job bewerben oder eine Initiativbewerbung einreichen, Ansprüche in Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz abwehren zu können sowie ggf. sonstige Ansprüche).

5.3   Verwendung Ihrer Bewerbung für andere passende Jobs (erweiterte Verwendung) und Aufnahme in den Kandidatenpool

Falls Ihre Bewerbung nicht zum gesuchten Anforderungsprofil des Jobs passt, aber für andere Jobs geeignet erscheint, können Sie der erweiterten Verwenung zustimmen. Sie können auch zustimmen, dass Ihre Bewerbung noch 6 Monate lang im Kandidatenpool verbleibt, um für dann neu vakant werdende Jobs. Berücksichtigt zu werden.

Dadurch können Recruiter zu einem späteren Zeitpunkt jedoch nicht länger als 6 Monate mit neuen Jobs von Unternehmen der DER Touristik Group auf Sie zukommen, welche Ihren persönlichen Qualifikationen und Interessen entsprechen. Eine Berücksichtigung in einem solchen, neuen Bewerbungsverfahren erfolgt nur nach Ihrer Zustimmung. Die von Ihnen gemachten Angaben können Sie jederzeit bearbeiten, ändern oder löschen. Rechtsgrundlage für die beschriebene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a Datenschutz-Grundverordnung (Einwilligung). Ihre Daten werden nach spätestens drei Jahren Inaktivität gelöscht.

5.4. Unterzeichnung des Arbeitsvertrags durch Docusign

Sollte es zu einer Zusage kommen, erhalten Sie Ihren Arbeitsvertrag von unserem HR-Partner zugeschickt. Dies kann durch die Software DocuSign erfolgen. Hierzu werden Ihr Arbeitsvertrag sowie die dazugehörigen Unterlagen in verschlüsselter Form hochgeladen und Ihrem Namen sowie Ihrer E-Mail-Adresse zugeordnet. Sie erhalten die Unterlagen dann aus der Software DocuSign heraus per E-Mail. Wenn Sie den Umschlag aus Ihrem Postfach heraus öffnen,w werden Sie anhand Ihrer E-Mail-Adresse identifiziert und können die Dokumente unterzeichnen. Wenn alle Parteien unterzeichnet haben, erhalten Sie das fertige Dokument inkl. eines DocuSign Zertifikats per E-Mail.

Rechtsgrundlage für die beschriebene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung (Vertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f unser überwiegendes berechtigtes interesse an einem effizienen Unterschriftenprozess.

5.5   Cookies

Wir setzen in einigen Bereichen unserer Webseite Cookies ein, z.B. um Präferenzen der Besucher erkennen und die Webseite entsprechend optimal gestalten zu können.

Cookies sind kleine Textdateien, die auf der Festplatte Ihres Endgeräts abgelegt werden. Sie erlauben es, Informationen über einen bestimmten Zeitraum vorzuhalten und Ihr Endgerät zu identifizieren. Ferner verwenden wir so genannte Session-Cookies, die automatisch gelöscht werden, wenn Sie Ihren Browser schließen. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass er Sie über die Platzierung von Cookies informiert. So wird der Gebrauch von Cookies für Sie transparent. Wichtig: Wenn Sie die Nutzung von Cookies völlig ausschließen, können Sie einzelne Funktionen unserer Webseite möglicherweise nicht verwenden.

Wir verwenden auf unserer Webseite folgende Kategorien von Cookies:

• unbedingt notwendige Cookies

Unbedingt notwendige Cookies: Diese Cookies sind notwendig, damit Sie sich auf der Webseite bewegen und ihre Funktionen nutzen können, etwa beim Zugriff auf passwortgeschützte Bereiche. Ohne diese Cookies können wir bestimmte von Ihnen angeforderte Dienste nicht für Sie bereitstellen. Wir verwenden unbedingt notwendige Cookies, um registrierte Benutzer eindeutig zu identifizieren, damit diese während ihres Aufenthalts und bei erneuten Besuchen der Webseite erkannt werden. Rechtsgrundlage für die beschriebene Datenverarbeitung ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f Datenschutz-Grundverordnung (Interessenabwägung, basierend auf dem Interesse die Funktion der Webseite zu gewährleisten und den Nutzungskomfort sicherzustellen).

Bereich	Cookie	Zweck	Gespeicherte Daten	Speicherdauer
intern und extern	JSESSIONID	Zweck dieses Cookies ist, Ihren Rechner während des Besuchs auf unserer Webseite zu identifizieren.	Session ID	Session
nur extern	captcha	Wird benötigt, um automatische Zugriffe im Bewerberbogen zu unterbinden. Es wird nur gesetzt, wenn im Bewerberbogen das Feld „Captcha“ aktiviert ist.	Token	maximal 1 Tag
nur intern	dvinciSessionId	Zweck dieses Cookies ist, Ihren Rechner während des Besuchs in allen Produkten zu identifizieren.	Session ID	Session
nur intern	SESSION	Zweck dieses Cookies ist, Ihren Rechner während des Besuchs im jeweiligen Produkt zu identifizieren. (Platform, Onboarding, …)	Session ID	Session

5.6 Kandidatenbefragung

Um die Qualität unseres Bewerbungsverfahrens nachhaltig sicherstellen zu können und diese zu verbessern, können Bewerber nach Absenden der Bewertung das Bewerbungsverfahren freiwillig bewerten. Hierzu wird Ihnen im Portal eine Bewertung eingeblendet. Ihre Bewertung wird nicht mit Ihrem Namen zusammengebracht.

Rechtsgrundlage für das Erbeben der Bewertungen ist unser überwiegend berechtigtes Interesse an der Qualitätssicherung § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f Datenschutz-Grundverordnung. Die Bewertung ist freiwillig und stütz sich bei Teilnahme auf § 25 Abs. 1 TTDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a Datenschutz-Grundverordnung (Einwilligung).

6. Wer hat Zugang zu Ihren Daten und aus welchem Grund?

Innerhalb des Unternehmens der DER Touristik Group, bei dem Sie sich auf einen Job bewerben oder eine Initiativbewerbung einreichen, erhalten nur Personen Zugang zu Ihren Daten, die diese zur Erledigung der ihnen übertragenen Aufgaben benötigen. Dies betrifft im Wesentlichen Beschäftigte der Personalabteilung.

Falls Sie Ihre Einwilligung zur Aufnahme in den Kandidatenpool erteilt haben, können sämtliche unten genannte* Unternehmen der DER Touristik Group auf Ihre Daten zugreifen, um bei Vorliegen eines passenden Jobs Kontakt mit Ihnen aufnehmen zu können. Zudem können Dienstleister, die uns bei der Erfüllung unserer Aufgaben unterstützen, Zugang zu Ihren Daten erhalten. Dies sind Dienstleister der folgenden Kategorien:

• Hosting-Dienstleister für den Betrieb unserer Server
• Entwicklungsdienstleister für Programmierung, Entwicklung, Wartung und Support von Software-Anwendungen, insbesondere des Online-Bewerbungssystems
• Scan-Dienstleister für die digitale Erfassung von Papierunterlagen
• IT-Dienstleister zur Unterstützung und Erbringung unserer Dienstleistungen
• Dienstleister für die Durchführung von Eignungs- bzw. Einstellungstests
• Personaldienstleister zur Unterstützung bei der Bewerberauswahl
• Dienstleister für elektronische Signatur

Von uns eingesetzte Dienstleister müssen besondere Vertraulichkeitsanforderungen erfüllen. Sie erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist.

7. Werden Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet?

Wir übermitteln Ihre Daten an Empfänger außerhalb der Geltung der Regelung der EU-DSGVO und falls weder ein Angemessenheitsbeschluss nach Artikel 45 Absatz 3 vorliegt noch geeignete Garantien nach Artikel 46, einschließlich verbindlicher interner Datenschutzvorschriften bestehen nur, soweit die Übermittlung erforderlich ist:

• zum Abschluss oder Erfüllung des Vertrags mit Ihnen oder zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen auf Ihren Antrag
• zur Erfüllung eines in Ihrem Interesse von dem Verantwortlichen mit einer anderen natürlichen oder juristischen Person geschlossenen Vertrags
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
• zum Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person oder anderer Personen, sofern die betroffene Person aus physischen oder rechtlichen Gründen außerstande ist, ihre Einwilligung zu geben
• Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben

Bei diesen Datenverarbeitungen handelt es sich um zulässige Ausnahmeregelungen aus Art. 49 EU-DSGVO.

Soweit eine Datenübermittlung außerhalb der Geltung der Regelung der EU-DSGVO aufgrund unseres überwiegend berechtigten Interesses erforderlich ist oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, ist diese unter anderem mit EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c EU-DSGVO abgesichert. Sofern notwendig, werden die EU-Standardvertragsklauseln durch weitere vertragliche Zusicherungen ergänzt. Informationen dazu erhalten Sie über den angegebenen Kontakt.

8. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommt, können wir Ihre Daten darüber hinaus noch weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. In der Regel werden die Bewerbungsunterlagen sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist. Wenn wir einen Arbeitsvertrag mit Ihnen abschließen, überführen wir Ihre Daten aus dem Online-Bewerbungssystem in unser Personalinformationssystem. Im Übrigen löschen wir Ihre Daten nach diesen Fristen bzw. legen die Löschfrist nach diesen Kriterien fest:

• Daten des Kandidatenprofils nach spätestens drei Jahren Inaktivität des Kandidaten
• Daten nach dem Widerruf der Einwilligung oder spätestens nach 6 Monaten
• Daten zu einer Bewerbung sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses
• Eventuelle Sprachaufzeichnungen nach drei Monaten

9. Welche Rechte haben Sie?

9.1   Auskunft

Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.

9.2   Berichtigung

Sollten Ihre Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie die Berichtigung Ihrer Daten verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

9.3   Löschung

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Bitte beachten Sie, dass ein Anspruch auf Löschung von dem Vorliegen eines legitimen Grundes abhängt. Zudem dürfen keine Vorschriften bestehen, die uns zur Aufbewahrung Ihrer Daten verpflichten.

9.4   Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen. Bitte beachten Sie, dass ein Anspruch auf Einschränkung der Verarbeitung von dem Vorliegen eines legitimen Grundes abhängt.

9.5   Widerspruch

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die wir auf unsere berechtigten Interessen stützen, Widerspruch einzulegen. Im Falle eines berechtigten Widerspruchs werden wir Ihre Daten nicht mehr verarbeiten.

9.6   Beschwerderecht

Sie sind berechtigt, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen, wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten nicht einverstanden sind.

https://www.ldi.nrw.de/

https://www.edoeb.admin.ch

9.7   Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, personenbezogene Daten, die Sie uns mitgeteilt haben, in einem elektronischen Format zu erhalten.

9.8   Widerruf Ihrer Einwilligung

Sie haben das Recht, eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten, welche Sie uns gegenüber erteilt haben, jederzeit zu widerrufen. Am einfachsten können Sie eine von Ihnen erteilte Einwilligung widerrufen, indem Sie sich per E-Mail an die oben genannten Kontaktdaten wenden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf durchgeführten Verarbeitung Ihrer Daten.

* DER Tourisik Deutschland GmbH, Humboldstraße 140-144 Köln